Od idei projektu do jego rozliczenia. Jakie są ramy czasowe dotacji?
Odpowiedź nie jest prosta i brzmi ona jak ulubione sformułowanie prawników – to zależy. Przede wszystkim każdy konkurs dotacyjny posiada swoje zasady i co za tym idzie ramy czasowe. Zazwyczaj o tym, że będzie on ogłaszany, wiemy z dużym wyprzedzeniem, dzięki publikowanym harmonogramom konkursów na dany rok. Mogą się one co prawda zmienić i dochodzą czasem nowe konkursy w ciągu roku, ale taki harmonogram w danym programie jest dla nas podstawową informacją, czego możemy się w danym roku spodziewać. Wiedza o tym daje nam odpowiedni czas, aby dobrze przygotować dokumentację aplikacyjną.
Zazwyczaj ogłoszenie o konkursie pojawia się na miesiąc przed jego startem. Zawarte są w nim informacje o możliwych do uzyskania kwotach, wymaganym procentowym wkładzie własnym oraz podmiotach, które mogą ubiegać się o wsparcie. Konkurs trwa zazwyczaj miesiąc lub dwa, zdarza się także, że trwa cały rok, ale jest podzielony na rundy. Po jego zakończeniu następuje etap oceny wniosków, który może trwać od 2 do 3 miesiące. W przypadku dużej ilości złożonych wniosków może on się wydłużyć do 6 miesięcy. Ocena kończy się publikacją listy rankingowej i po około miesiącu od tego czasu następuje podpisanie umowy.
Na tym etapie zaczyna się okres zależny od danego projektu. Jeśli nie wymaga on przeprowadzenia prac budowlanych, tylko obejmuje np. zakup maszyn i urządzeń, to cały proces rozliczania dotacji może się zamknąć w jeden miesiąc plus oczywiście czas potrzebny na zamówienie i dostawę. Jeżeli projekt jest bardziej skomplikowany, obejmuje prace budowlane lub prowadzenie prac badawczo – rozwojowych, to proces rozliczenia dotacji od jego zakończenia może się wydłużyć do trzech, a nawet sześciu miesięcy.
Podsumowując, składając wniosek o dofinansowanie, można się spodziewać, że należy tak planować jego realizację, aby uwzględnić cały proces uzyskiwania dotacji, na który składają się średnio:
- Przygotowanie do złożenia dokumentów – 1-2 miesiące.
- Przygotowanie wniosków aplikacyjnych wraz z niezbędną dokumentacją tj. biznesplan – 1 miesiąc.
- Ocena projektu od zakończenia konkursu – 3 -6 miesięcy.
- Podpisanie umowy – 1 -2 miesiące od ostatecznego ogłoszenia wyników.
- Realizacja projektu – od 6 miesięcy do 2 lat (w zależności od projektu).
- Rozliczenie projektu – od miesiąca do 3 od zakończenia.
Można więc stwierdzić, że cały proces dotacyjny, z wyłączeniem czasu na realizację projektu, wynosi od 7 do 14 miesięcy.